額装、終了っ！！
竹内悠貴
フォトグラファー 竹内悠貴
毎回繰り返している「ちょっと面倒」を、仕組みでラクにする
竹内悠貴
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「これ、毎回やるの面倒だな」
仕事でも暮らしでも、そんな作業ってありませんか？
一回一回はたいしたことじゃない。
でも、毎回繰り返す。
しかも、ちょっと神経を使う。
そういう作業は、できることなら仕組みに任せてしまいたい！
今回、私がずっと「地味に面倒だな」と思っていた作業を、Google Apps Script（GAS）とChatGPTを使って仕組み化しました。
結果、ボタンを1回押す。確認・調整する。もう一度ボタンを押す。
これだけ。
最高にラクになりました。
Contents
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「面倒だな」と思っていたこと
その① 家族に予定を共有する
これまで、家族の予定共有は特に困っていませんでした。
夫と二人で暮らしていたときは、Googleカレンダーを共有していたので、それで全部OK。
飲み会の予定も、ランチの予定も、ミーティングも、出張も。
お互いにGoogleカレンダーへ予定を入れておけば、相手も見られる。
「この日は出張なんだな」
「この日は飲み会なんだな」
と、お互いに分かる状態でした。
ところが、同居する家族が増えて、ちょっと事情が変わりました。
家族はGoogleカレンダーを見ません。
というか、デジタルで予定を管理するタイプではなく、アナログの手書き派。
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・
・
さて、どうする？
Googleカレンダーに入っている予定を、手書きでメモする？
……いや、毎回それをやるのは面倒。絶対やりたくない。
じゃあ、Googleカレンダーをそのまま印刷して渡す？
それならラク。
でも、
「○○さんとランチ」
「○○のミーティング」
「この日は出張」
みたいな、自分の予定が全部あからさまに見えてしまう。
それも、なんか嫌。
「必要な予定だけ、家族共有用に簡単に出せたらいいのに」
と思いました。
その② 予約可能カレンダーの更新
もう一つは、仕事で使っている予約可能カレンダーの更新です。
こちらは、実はすでに半分くらいGASで自動化していました。
予約可能な日時のリストを登録すれば、あとはGASが処理してくれる。
でも、その「元になるリスト」は手入力。
Googleカレンダーを見ながら、
「この日は予約OK」
「この日は予定があるからNG」
と、一つずつポチポチ入力していました。
1ヶ月分で、だいたい20〜30分。
時間だけなら、「30分くらいなら別にいいじゃん」と思うかもしれません。
でも、私はこの作業が嫌いでした。
別の画面でカレンダーを見ながら入力するので、見落としそうで怖い。
画面を行き来するのもめんどくさい。
同じ日をダブって入力しても嫌。
間違えないように、地味に神経を使う。
しかも、毎月やる。
こういう「たいしたことないけど、毎回やるのが嫌な仕事」って、ありますよね。
だったら、仕組みにしてしまおう
この2つ、やっていることは全然違います。
でも、私の中では同じでした。
「毎回同じようなことを手作業でやっている」
だから、
これ、仕組みにできないかな？
と考えました。
そこで今回使ったのが、Google Apps Script（GAS）です。
GASは、Googleが提供しているサービスで、GoogleカレンダーやGoogleスプレッドシートなどを連携させたり、自分の仕事に合わせて自動化したりできます。
私がGASを知ったのは、もう5年くらい前。
その頃は、ネットで誰かが書いてくれたコードを探してきて、
「ここをこう変えたら、自分のやりたいことになるかな？」
と、アレンジするくらいでした。
そもそも私は、コードを書けません。
なんとなーく、
「ここにこういう指示が書いてあるんだろうなー」
と読める気がする程度。
もちろん今でも書けません。笑
でも、今のわたしには、チャッピーという味方がいる。
「こういうことをしたい」って伝えるだけで、ChatGPTにコードを書いてもらえる。
これが、本当に助かる！！
今回は、こうなりました
家族共有用の予定は、
「ボタンをポチ」GAS
Googleカレンダーから、予定を抽出して、定型表現に置き換える。
私が調整
表示しなくていいものを消す。
イレギュラーな予定を定型表現に書き直す。
追加情報を書き足す。
「ボタンをポチ」GAS
プリントアウト用の形式に整え直す。
あとはプリントして、貼っておくだけ。
という仕組みに。
予約可能スケジュールも、
「ボタンをポチ」GAS
Googleカレンダーから、予定を抽出して、あらかじめ設定したルールに則り予約可能な日程枠の候補を作る。
私が調整
前後の予定を確認して、予約枠を復活させたり、減らしたり。
「ボタンをポチ」GAS
作成した予約枠スケジュールを公開している予約可能カレンダーへ、登録。
という流れにしました。
どちらも完全に自動化して、ボタン1つ押すだけで、私が何も考えなくていいようにしたわけではありません。
「自分の目で確認して、自分で判断する」
という部分を入れて、自分でコントロールできる形にしています。
でも、一連の流れの中にある、
「予定を吸い上げる」
「基本ルールに則って仕分けする」
「予定を入力していく」
という作業は、仕組みに任せる。
結果、
ボタンを1回押す
↓
自分の目と判断で微調整
↓
もう一度ボタンを押す
これだけ。
あー。最高。
時短したいのは、「時間」だけじゃない
今回、予約可能スケジュールの作成にかかっていた時間は、1ヶ月で20〜30分程度。
これだけなら、
「そのくらいやればいいんじゃない？」
と思う人もいるかもしれません。
私も、今まではそう思っていました。
でも、私がラクになったと感じているのは、30分が短くなったことだけではありません。
「間違えないようにしなきゃ」
「予定、見落としてないかな」
「同じ日を2回入れてないかな」
と、作業中に使っていた小さな注意力や神経を使わなくてよくなったこと。
楽になった、と感じるのは、こちらの理由が大きいです。
毎回繰り返す作業なら、
「この作業に30分使うかどうか」
だけじゃなく、
「この作業を、毎回自分がやり続ける必要があるのか？」
と考えてみる。
それだけでも、仕事の作り方は変わるんじゃないかなと思っています。
「これ、毎回やってるな」と思ったら
今回使ったGASやChatGPT。
今では、特別な技術を持っている人だけのもの、というわけではありません。
もちろん、できることには限りがあります。
でも、
「これ、毎回やってるな」
「これ、地味に面倒だな」
「同じことを何度も入力してるな」
「ここ、自動でできたらラクなのに」
と思うことがあったら、
まずは「どうなったらラクなのか」を考えてみる。
そのうえで、
「こういうことをしたいんだけど、できる？」
とChatGPTに相談してみる。
今は、それだけでもかなり先に進めます。
私自身、コードを書けるようになったわけではありません。
ただ、
「こうしたい」というところから、自分に必要な仕組みを作れるようになった。
これは、かなり大きな変化だなと思っています。
面倒な作業を、ずっと頑張って続ける。
それも一つの方法だけれど、
「これ、仕組みにできないかな？」
と考えてみる。
そんなふうに、少しずつ自分の仕事や暮らしをラクにしていくのも、私は結構好き。
もし、
「これ、自動化できる？」
「実際にChatGPTにどう頼んだの？」
と思うことがあれば、気軽に聞いてくださいね。
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